SYSTEM KANCELARYJNY
1. W Szkole Podstawowej nr 7 im. Orląt lwoskich w Łodzi obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącym podstawę rejestrowania spraw, znakowanie pism, łączenie poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne.
2. Rejestracji nie podlegają (wpływy) otrzymane do wiadomości i nie wymagające załatwienia:
4. Środkami rejestracji są:
1. W Szkole Podstawowej nr 7 im. Orląt lwoskich w Łodzi obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym podziale akt. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącym podstawę rejestrowania spraw, znakowanie pism, łączenie poszczególnych pism w aktach spraw, podziału akt na kategorie archiwalne.
2. Rejestracji nie podlegają (wpływy) otrzymane do wiadomości i nie wymagające załatwienia:
- publikacje (dzienniki urzędowe, gazety, czasopisma, książki, afisze, głoszenia itp.);
- potwierdzenia odbioru, które dołączone są do akt właściwej sprawy;
- rachunki, faktury nie przesyłane pocztą;
- zaproszenia, życzenia lub inne o podobnym charakterze.
4. Środkami rejestracji są:
- rejestry kancelaryjne;
- rejestry pism przychodzących;
- rejestry pism wychodzących.
PRZYJMOWANIE SPRAW
1. Wewnętrzny obieg pism (akt) powinien być bezpośredni tzn. pisma (akta) kierowane są wprost do właściwej komórki organizacyjnej pod względem merytorycznym, z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania. Pisma (akta) powinny przechodzić przez istniejące punkty zatrzymania (sekretariat, dyrektor, kierownik, referent itp.) tylko jeden raz w każdym kierunku obiegu.
2. Korespondencję przyjmuje i rejestruje sekretariat szkoły w godzinach urzędowania oraz udziela szczegółowych informacji dotyczących sposobu i stanu załatwiania spraw.
3. Sekretariat, przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone, wartościowe, sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stanu opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu i na potwierdzeniu odbioru oraz żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu uszkodzonej przesyłki.
4. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, poczta elektroniczna itp.) sekretariat niezwłocznie dostarcza adresatom za pokwitowaniem odbioru. Na tych pismach (kopertach) zamieszcza się datę wpływu oraz imię i nazwisko osoby przyjmującej.
5. Pracownik sekretariatu przyjmując korespondencję, rejestruje ją w dzienniku korespondencji jednocześnie umieszczając na nośniku papierowym w górnym lewym rogu numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego i przekazuje dyrektorowi.
6. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
5. Pracownik sekretariatu przyjmując korespondencję, rejestruje ją w dzienniku korespondencji jednocześnie umieszczając na nośniku papierowym w górnym lewym rogu numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego i przekazuje dyrektorowi.
6. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
- polegającą załatwieniu przez dyrektora lub pozostałe osoby funkcyjne;
- polegającą załatwieniu na innych pracowników.
7. Korespondencję pracownik sekretariatu przekazuje właściwym pracownikom.
8. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania umieszcza się datę wpływu na przedniej stronie koperty.
9. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom;
- przesyłek wartościowych lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem;
- ofert przetargowych wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych;
- zastrzeżonych przez dyrektora szkoły.
10. Po otwarciu koperty sprawdza się:
- czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
- czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
11. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma podstawowego należy odnotować ten fakt na kopercie, którą dołącza się do przesyłki. Brak załączników odnotowuje się na danym piśmie.
12. Koperty z nienaruszonym stemplem pocztowym dołącza się tylko do pism:
- poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetów i otrzymanych za dowodem doręczenia;
- mylnie skierowanych;
- dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego);
- w których brak nadawcy lub daty pisma;
- załączników nadesłanych bez pisma przewodniego.
13. Potwierdzenie otrzymania pisma wydaje się na wyraźne żądanie składającego pismo.
14. Korespondencję mylnie doręczoną (skierowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
2. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne, pisemne lub inne.
14. Korespondencję mylnie doręczoną (skierowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
ZAŁATWIANIE SPRAW
2. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne, pisemne lub inne.
3. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie (telefonicznie) i sporządzaniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.
4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
5. Odręcznie należy załatwić:
4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
5. Odręcznie należy załatwić:
- pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia opisu załatwienia sprawy w aktach komórki organizacyjnej wysyłającej tj. pism o charakterze informacyjnym, żądania nadesłania akt, ponaglenia itp.
- pisma, przy których przesyła się akta sprawy do innych komórek organizacyjnych, właściwych pod względem kompetencji do załatwienia sprawy.
6. W załatwieniu spraw odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego załatwienia zamieszcza się na odwrocie nadesłanego pisma, względnie gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do danego pisma.
7. Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwieniu spraw wymagających poważniejszego opracowania, gdy sprawy wymagają uprzednich uzgodnień, uzupełnień.
8. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu. Podpisany czystopis wysyła się do adresata, natomiast kopię pozostawia się w aktach placówki.
9. Pismo załatwiające powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 i powinno zawierać:
8. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu. Podpisany czystopis wysyła się do adresata, natomiast kopię pozostawia się w aktach placówki.
9. Pismo załatwiające powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 i powinno zawierać:
- nagłówek (druk lub podłużną pieczęć nagłówkową);
- miejscowość i data w prawym górnym rogu;
- znak sprawy w lewym górnym rogu;
- adresat pisma i jego adres;
- powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
- treść pisma (opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami);
- pieczęć i podpis (imię nazwisko oraz stanowisko służbowe);
- listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości;
- w razie potrzeby cechę „pilność”, „terminowe” lub inne określenia.
10. Załatwienie sprawy może być:
- tymczasowe w przypadku, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
- ostateczne w przypadku, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
11. Dyrektor Szkoły lub referent załatwia sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
12. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
13. Przy załatwianiu spraw określonych w przepisach szczególnych należy wykorzystać formularze i druki w nich przewidziane.
12. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
13. Przy załatwianiu spraw określonych w przepisach szczególnych należy wykorzystać formularze i druki w nich przewidziane.
14. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia sprawy, które zostały określone w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
15. Korespondencja może być przekazywana adresatowi w postaci pisma wysyłanego:
- przesyłką listową;
- przesyłką kurierską;
- faksem;
- na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową lub kurierską;
- pocztą elektroniczną.
PROCEDURY ZAŁATWIANIA PISM
1. Szkoła nie udostępnia prywatnych danych osobowych uczniów ich rodziców, nauczycieli oraz innych pracowników szkoły.
2. Zaświadczenia dotyczące uczniów naszej szkoły, na prośbę rodziców (prawnych opiekunów), w celu przedłożenia w innej instytucji wydawane są w sekretariacie szkoły w ciągu 3 dni od przedłożenia prośby.
3. Zapisy uczniów do klasy I przyjmowane są od 1 października każdego roku szkolnego poprzedzającego rok rozpoczęcia nauki do 31 marca. Rodzice (prawni opiekunowie) dziecka zapisują ucznia do klasy na podstawie danych zawartych w skróconym odpisie aktu urodzenia dziecka. Dane dziecka zamieszcza się w podaniu wewnętrznym Szkoły Podstawowej nr 7 im. Orląt Lwowskich w Łodzi.
- świadectwa ukończenia klasy niższej w innej publicznej szkole podstawowej (lub szkole niepublicznej o uprawnieniach szkoły publicznej), odpisu arkusza ocen wydanego przez szkołę, z której uczeń odszedł oraz podania o przyjęcie ucznia.
- świadectwa (zaświadczenia) wydanego przez szkołę za granicą i ostatniego świadectwa wydanego w Polsce, po ustaleniu odpowiedniej klasy na podstawie sumy lat nauki szkolnej ucznia.
6. W celu uzyskania duplikatu świadectwa składa się podanie w sekretariacie szkoły oraz dokonuje się odpowiedniej opłaty. Duplikat otrzymuje się w ciągu 14 dni od daty złożenia podania.
7. Legitymacje szkolne dla uczniów wyrabiane są w sekretariacie szkoły codziennie za wyjątkiem środy w godzinach pracy sekretariatu. Aby otrzymać legitymację należy złożyć w sekretariacie szkoły opisane zdjęcie ucznia (imię, nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania oraz klasa do której obecnie uczęszcza uczeń). Legitymację otrzymuje się w ciągu 5 dni. Duplikat legitymacji szkolnej, po złożeniu podania wraz z opisanym zdjęciem i dokonaniu odpowiedniej opłaty, otrzymuje się w ciągu 5 dni.
8. W celu uzyskania decyzji o :
- zwolnieniu ucznia z zajęć wychowania fizycznego i innych;
- wcześniejszym przyjęciu dziecka do szkoły;
- odroczeniu obowiązku szkolnego.
Rodzice (prawni opiekunowie) zobowiązani są do złożenia w sekretariacie szkoły odpowiednich dokumentów. Padania wraz z opinią wydaną przez Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną lub lekarza. Decyzja wydana jest w ciągu 14 dni od daty wpływu podania do sekretariatu szkoły.
9. Szkoła zapewnia dziecku ze względu na stan zdrowia nauczanie indywidualne. Rodzice składają podanie z załączanym orzeczeniem Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej.
10. Rodzice uczniów ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi składają wnioski wraz z opiniami/orzeczeniami/zaświadczeniami lekarskimi, dokumentującymi potrzebę dostosowania warunków sprawdzianu do indywidualnych potrzeb psychofizycznych i edukacyjnych zdających w terminie do 15 października danego roku szkolnego.11. Karty informacyjne do przedłożenia firmie ubezpieczeniowej poświadcza się po zakończeniu leczenia, w sekretariacie szkoły w godzinach urzędowania. Jeżeli uczeń uległ wypadkowi na terenie szkoły, nauczyciel sprawujący opiekę nad uczniem ma obowiązek powiadomić inspektora BHP na piśmie wypełniając kartę zgłoszenia wypadku.
12. Zwolnienie ucznia z zajęć lekcyjnych, może nastąpić tylko na podstawie pisemnej prośby rodziców (prawnych opiekunów). Uczeń zwalniany z zajęć musi być odebrany ze szkoły przez osobę dorosłą.
OPŁATY
1. Na podstawie §19 pkt. 3 Rozporządzenia MEN z dnia 27 lipca 2007 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz.U. z 2007r. nr140, poz.987) na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004r. nr 256, poz. 2572, z późniejszymi zmianami).
2. Zgodnie z załącznikiem do Ustawy z dnia 16 listopada 2006r. o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 225, poz.1635), opłaty wynoszą:
a) Za wydanie duplikatu świadectwa, dyplomu, zaświadczenia i indeksu oraz za legalizację dokumentu przeznaczonego do obrotu prawnego za granicą pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu – 26 zł
b) za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej pobiera się opłatę w wysokości 9 zł.
a) Za wydanie duplikatu świadectwa, dyplomu, zaświadczenia i indeksu oraz za legalizację dokumentu przeznaczonego do obrotu prawnego za granicą pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu – 26 zł
b) za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej pobiera się opłatę w wysokości 9 zł.
Powyzsze opłaty przyjmowane są w sekretariacie szkoły w godzinach urzędowania.
Sekretariat Szkoły Podstawowej przyjmuje podania, wnioski i pisma interesantów, udziela informacji dotyczących sposobu załatwiania spraw w dniach:
Poniedziałek - 8.00 - 15.30
Wtorek - 8.00 - 15.30
Czwartek - 8.00 - 15.30
Piątek - 8.00 - 15.30
Środa dniem bez interesantów.
Dyrektor Szkoły Podstawowej przyjmuje interesantów w sprawach skarg, wniosków i innych codziennie w godzinach pracy jednostki.
W przypadku nieobecności dyrektora sprawy przymuje upoważniony pracownik Szkoły Podstawowej.
Przymujący interesantów sporządza protokół przyjęcia zawierający:
- datę przyjęcia,
- imię, nazwisko i adres składającego,
- zwięzłe określenie sprawy,
- imię i nazwisko przyjmującego,
- podpis składającego.